অপ্রত্যাশিত পরিস্থিতিতে পড়ার অভিজ্ঞতা সবারই কম বেশী থাকে। সেটা যদি কাজের ক্ষেত্রে হয়, ভীষণ রকমের চাপ সৃষ্টি হয়, তখন কি করণীয় দেখে নিন
প্রকল্পের লক্ষ্য এবং নির্দেশিকা বিবেচনা করুন:আপনি বা আপনার দল যে প্রকল্পে কাজ করছেন তার জন্য যদি আপনি একটি সময়সীমা তৈরি করতে চান, তাহলে আপনাকে প্রকল্পের লক্ষ্যগুলি সম্পর্কে পরিষ্কার হতে হবে। বিস্তৃত উদ্দেশ্য ছাড়াও, কিছু নির্দিষ্ট নির্দেশিকা থাকা উচিৎ।
নিয়ম ও প্রবিধান মেনে চলার সময় আনুমানিক সমাপ্তির সময় বোঝার জন্য এই সব বিবেচনা করুন। এছাড়াও, নিশ্চিত করুন যে প্রত্যেকে একটি প্রকল্প শুরু করার আগে একটি সহযোগী বস্তুর নির্দেশিকা এবং উদ্দেশ্য সম্পর্কে সচেতন।
টাস্কটিকে ছোট ইউনিট বা সাবটাস্কে বিভক্ত করুন: একটি প্রকল্পের জন্য একটি সময়সীমা তৈরি করতে, আপনাকে এটিকে একাধিক ছোট অংশে ভেঙে ফেলতে হবে।
এই ছোট অংশগুলি টাস্ক এবং সাবটাস্ক নামেও পরিচিত। পরে, প্রতিটি ক্ষুদ্রতম টাস্ক ইউনিটের জন্য পৃথক সময়সীমা তৈরি করুন।
এছাড়াও, পুরো প্রকল্পের জন্য চূড়ান্ত সময়সীমা নির্ধারণ করার আগে টাস্ক নির্ভরতা বিবেচনা করুন। আগে স্বাধীন কাজ এবং পরে নির্ভরশীল কাজ জন্য সময়সীমা রাখুন।
সতীর্থদের নির্ভরতা ব্যাখ্যা করুন। সুতরাং, তারা পৃথক কাজের জন্য বিভিন্ন সময়সীমার পিছনে কারণ বুঝতে পারবে।
একটি প্রকল্পের সময়সীমা নির্ধারণ করা এতে জড়িত অন্যান্য কাজের চেয়ে কম গুরুত্বপূর্ণ নয়। অতএব, একটি সময়সীমা তৈরি করতে তাড়াহুড়ো করবেন না। এটি অজান্তে আপনাকে একটি অবাস্তব তৈরি করতে বাধ্য করতে পারে যা আপনি মিস করতে বাধ্য।
আপনি একটি নির্দিষ্ট তারিখ চূড়ান্ত করার সময় সর্বদা পর্যাপ্ত সময় নিন। তাড়াহুড়ো করার সময় আপনি বিবেচনার কোনো গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্ট মিস করবেন না তা নিশ্চিত করুন।
প্রকল্প বিলম্বের সম্ভাব্য কারণ বিবেচনা করুন:প্রকল্প বিলম্ব এই দিন বেশ সাধারণ হয়ে উঠেছে। প্রায় সব দলেরই নির্ধারিত তারিখের পরে প্রজেক্ট জমা দেওয়ার রেকর্ড আছে।
আপনার দলের ক্ষেত্রেও যদি একই ঘটনা ঘটে থাকে, তাহলে প্রকল্প বিলম্বের কারণ খুঁজে বের করুন।
যদি একটি অবাস্তব সময়সীমা শেষবার প্রকল্পের বিলম্বের কারণ হয়ে থাকে, তাহলে আপনার পরবর্তী প্রকল্পের জন্য আরও উদার সময়সীমা রাখুন।
অন্য কোনো কারণের ক্ষেত্রে, সমস্যাটি আবার ঘটলে ঠিক করার জন্য আপনার কাছে পর্যাপ্ত সময় থাকলে একটি সময়সীমা সেট করুন।
আপনার যদি প্রজেক্ট বিলম্বের সরাসরি অভিজ্ঞতা না থাকে, তাহলে সাধারণ সম্ভাব্য কারণগুলি বিবেচনা করুন এবং সেগুলি এড়াতে একটি সময়সীমা সেট করুন।
বিরোধপূর্ণ অগ্রাধিকারের জন্য সতর্ক থাকুন: এই প্রতিযোগিতামূলক বিশ্বে, বেশিরভাগ লোকেরা একই সময়ে একাধিক প্রকল্পে কাজ করে। এই বিরোধপূর্ণ অগ্রাধিকারগুলি আপনার সময়সীমাকে অপ্রাপ্য করে তুলতে পারে। এটি এড়াতে, আপনার প্রকল্পের সময়সীমা পর্যন্ত প্রতিটি দলের সদস্যের কাজের ব্যান্ডউইথ দেখুন।
প্রতিটি প্রকল্প সদস্যের অগ্রাধিকার বিবেচনা করার পরে, আপনি একটি কার্যকর সময়সীমা নিয়ে আসতে পারেন। ক্লায়েন্ট দ্বারা প্রদত্ত আনুমানিক সময়ের মধ্যে প্রকল্পটি শেষ করার জন্য আপনাকে একটি প্রকল্প থেকে কিছু সদস্যকে অপসারণ করতে এবং নতুন লোক নিয়োগ করতে হতে পারে।
স্টেকহোল্ডারদের কাছ থেকে মতামত চান: একটি সফল প্রকল্পের জন্য তৃতীয় পক্ষের বিক্রেতা সহ জড়িত প্রত্যেকের কাছ থেকে সহযোগিতামূলক প্রচেষ্টা প্রয়োজন।
প্রকল্পের মাঝখানে এটি খুঁজে পাওয়া আনন্দদায়ক নয় যে ছুটির কারণে আপনার একটি গুরুত্বপূর্ণ সংস্থান অনুপলব্ধ।
সেজন্য আপনাকে অবশ্যই সময়সীমা সম্পর্কে প্রকল্পের প্রতিটি স্টেকহোল্ডারের কাছ থেকে মতামত পেতে হবে। একটি অস্থায়ী নির্ধারিত তারিখ সেট করুন এবং জিজ্ঞাসা করুন যে তারা তাদের কাজের চাপ এবং অগ্রাধিকারের তুলনায় সময়সীমাটি যুক্তিসঙ্গত বলে মনে করেন কিনা। একটি সময়সীমা চূড়ান্ত করার আগে আপনার ক্লায়েন্টের সাথে একাধিক মিটিং থাকতে পারে।
৭. আপনার আদর্শ স্ট্রেস লেভেলকে জানুন:আপনাকে একমত হতে হবে যে একটি আদর্শ পরিমাণ চাপ সর্বদা প্রেরণা হিসাবে কাজ করে। তাই, যখন আমরা বলি সময়সীমাগুলি চাপযুক্ত হওয়া উচিৎ নয়।
এর অর্থ এই নয় যে জরুরীতাকে সম্পূর্ণভাবে অপসারণ করা। আপনার তৈরি করা প্রতিটি সময়সীমার মধ্যে একটি মাঝারি স্তরের চাপ অন্তর্ভুক্ত করা উচিৎ। এটি আপনাকে মানসিকভাবে জাগিয়ে তুলবে বা কাজটি সম্পূর্ণ করতে অনুপ্রাণিত করবে।
আদর্শ মানসিক চাপের মাত্রা ব্যক্তি এবং কাজের অসুবিধার উপর নির্ভর করে পরিবর্তিত হয়। সুতরাং, সঠিক স্ট্রেস লেভেল বিবেচনা করে একটি সময়সীমা নির্ধারণ করুন যা আপনাকে সময়মতো কাজটি সম্পূর্ণ করতে দেয় না, তবে আপনার থেকে সেরাটিও নিয়ে আসে।
আপনি একটি ক্লায়েন্টের জন্য বা আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য একটি অভ্যন্তরীণ প্রকল্পে কাজ করছেন কিনা, সুযোগ পরিবর্তন ঘটতে পারে।
যেহেতু একটি স্কোপ ক্রেপ ভবিষ্যদ্বাণী করা সম্ভব নয়, তাই সময়সীমা নির্ধারণ করার সময় এটির জন্য হাতে কিছু সময় থাকা ভাল।
একটি দল অগ্রগতির যে কোনো সময়ে প্রকল্পের সুযোগ পরিবর্তনের মুখোমুখি হতে পারে। অতএব, নির্দিষ্ট তারিখ তৈরি করার সময় সুযোগ সামঞ্জস্যের জন্য হাতে কিছু সময় রাখুন।
আপনি আপনার ক্লায়েন্টকেও ব্যাখ্যা করতে পারেন যে আপনি এই বিশেষ উদ্দেশ্যে কিছু অতিরিক্ত সময় সামঞ্জস্য করেছেন।
শেষ মিনিটের সমস্যাগুলির জন্য প্রস্তুত থাকুন:কেউ একটি সময়সীমা মিস করতে চায় না। তাই, শেষ মুহূর্তের সমস্যা সহ আপনার প্রকল্পে বিলম্বের কারণ হতে পারে এমন প্রতিটি সম্ভাবনা বিবেচনা করুন। কখনও কখনও, সতীর্থরা নির্ধারিত কাজটি শেষ করার জন্য শেষ দিন পর্যন্ত অপেক্ষা করতে পারে।
শেষ দিনে, জরুরী অবস্থা হতে পারে—কেউ অসুস্থ হয়ে পড়তে পারে বা তাদের কম্পিউটার বা ইন্টারনেট সংযোগে সমস্যা হতে পারে। এই ধরনের পরিহারযোগ্য সমস্যাগুলি এড়াতে, আসল সময়সীমার এক বা দুই দিন আগে একটি সময়সীমা তৈরি করুন।
যখন প্রত্যেকে তাদের কাজ সময়সীমার আগে জমা দেয়, তখন প্রকল্প জমা সময়মত হতে পারে। যদি কেউ স্বাভাবিক সময়সীমা মিস করে, আপনি নির্ধারিত তারিখের মধ্যে এটি সম্পূর্ণ করার জন্য কাজটি অর্পণ করতে পারেন। এটি আপনাকে অপ্রত্যাশিত প্রকল্প বিলম্ব থেকে বাঁচাবে।
সময়সীমা অর্জনযোগ্য রাখুন: একবার আপনি উপরের সমস্ত বিষয়গুলি বিবেচনা করলে, আপনার একটি অর্জনযোগ্য সময়সীমা নিয়ে আসা উচিৎ।
সতীর্থদের চূড়ান্ত করার পরে এবং তাদের প্রাপ্যতা এবং অগ্রাধিকার সম্পর্কে একটি সম্পূর্ণ ধারণা থাকার পরে, আপনি নির্বিঘ্নে একটি নির্দিষ্ট তারিখ ঠিক করুন যাতে সবাই স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করে।
আপনার যদি কোনো সন্দেহ থাকে, তাহলে আপনার সহকর্মীদেরকে স্পষ্ট করতে বলা উচিৎ।প্রকল্প পরিচালনার সরঞ্জামগুলি আপনাকে প্রকল্পের অগ্রগতি এবং সম্পদের প্রাপ্যতার ট্র্যাক রাখতে সাহায্য করতে পারে যদি আপনার পুনরায় সময়সূচী করার প্রয়োজন হয়।
সময়সীমার আগে কাজ শেষ করুন: শুধুমাত্র একটি অর্জনযোগ্য সময়সীমা নিশ্চিত করতে পারে যে আপনি নির্ধারিত তারিখের মধ্যে কাজটি সম্পূর্ণ করতে পারবেন।
এটি বাস্তবসম্মত করতে একটি সময়সীমা তৈরি করার সময় এই নিবন্ধে বর্ণিত টিপস অনুসরণ করতে ভুলবেন না। কোনও অপ্রত্যাশিত পরিস্থিতিতে আপনি আপনার প্রকল্পটি আবার ট্র্যাকে পেতে পারেন।
No comments:
Post a Comment